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RFID档案管理方案

1、方案概述

档案资料是任何一个企事业单位的知识财富和智力资源。传统的管理方式上,档案都是采用纸张资料保存档案,档案数量非常巨大,归整复杂,人工查询速度慢,无法产生应有的效益,工作效率低下,并且由于大部分档案信息在保存期间受制于档案保存环境及人员流动和档案利用者的重复调用影响,有可能造成原件的受损或破坏、档案丢失等,无法完整、长期的保存,为档案的复查以及重复利用带来极大的困难。

随着现代信息技术的发展,为档案资料的保管与高效利用提供了科学、有效的手段和工具——“RFID档案管理系统”。该系统是专为各行业的企事业单位提供档案管理的产品,是对现有手工管理的有效的补充,该系统能够把信息档案清晰而完整的保存在数据库中,不仅省时省力,而且操作方便、安全性高。

二、 系统计方案

2.1 解决思路:每份档案袋都有唯一的RFID电子标签,每个档案在存进仓库的时候都会写入相关数据,记录档案的相关信息、存放位置等。在需要档案时,在系统内进行检索,获取档案的存放位置,入库取出档案后,读取档案上标签的信息,在系统中做标注(例如档案的去向,提取人,用途等)。

2.2 RFID 技术的应用及其优势

RFID 标签技术是一种非接触式的自动识别技术,它通过射频信号自动识别目标对象 并获取相关数据,识别工作无须人工干预,可远距离、自动批量进行实物的信息采集,是保证实物信息准确性、完整性的基础。技术成熟的低频至超高频段的 RFID 产品,已广泛应用于供应链管理、资产追踪、智能交通、智能秤重、人员门禁、集装箱管理,以及物品防伪等多种领域。针对TTi 的实际应用要求,选择 UHF超高频的无源电子标签及其读写设备(符合 ISO18000-6B/C 标准),进行适应性匹配选型,以满足应用于特殊环境(如: 强电磁场、潮湿环境等)中不同材质的实物上,保证信息的读写性能。

RFID 电子标签的特

无源远距离读写:最大可达 8 米(需要读写设备和标签配合);

防冲撞技术:与条形码相比,无须直线对准扫描,非可视识别,读写速度快, 可多目标识别、运动中识别,每秒最多同时识别 200个;

使用寿命长(≥10年或读写 10万次),无机械磨损、无机械故障,可在恶劣环境下使用。(工作温度:-25 度~+70 度);

柔性封装,封装多样化:它的超薄和多种大小不一的外型,使他能封装在纸张、塑胶制品(PVC、PET),防潮防污染,可应用于不同场合;

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档案管理标签

三、 RFID 实物管理系统所需设备

智能密集柜RFIDⅡ型采用最新的RFID射频识别技术可实现:档案盒级的自动识别功能、档案盒级的在线盘点功能。RFID智能档案柜对档案的检索精确到盒,一键查找,柜体自动打开,仓位指示灯闪烁提示。

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1、具有出入库引导功能
    档案管理人员能够按照智能引导(架体自动打开,语音提示,灯光闪烁)找到所查找的档案或档案应放还的正确位置。

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2、具有档案盒的在位监测功能,使档案管理人员能够实时监控密集柜中的盒位状态。
    仓位感应器获取每个仓位的存放状态,当档案盒放到仓位上后,遮挡红外感应器发光管,档案盒对发射光线产生反射现象,接收管接收到反射光线后判断出感应器处于遮挡状态,从而确定该仓位处于档案盒存放状态即满仓状态。同理,取走档案盒后,感应器不被遮挡,判断该仓位处于空仓状态。

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3、实现档案盒的智能识别功能
    当有档案盒被取出或放入盒位时,实时读取档案盒上的标签信息,获取此档案盒的相关信息。

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4、自动感应机制
    仓位感应器获取每个仓位的存放状态,当档案盒放到仓位上后,遮挡红外感应器发光管,档案盒对发射光线产生反射现象,接收管接收到反射光线后判断出感应器处于遮挡状态,从而确定该仓位处于档案盒存放状态即满仓状态。同理,取走档案盒后,感应器不被遮挡,判断该仓位处于空仓状态。
5、错误提示
    档案位置存取错误提示:为了最大限度的避免人员操作失误误造成的档案存取错误,设有档案存取错误提示功能。


RFID智能化档案管理系统应用效益:
    依靠智能档案管理系统极大的提高了馆藏档案管理工作效率,不仅速度提高,更重要的是顺架的准确性也有了质的提升。通过馆藏清点,不仅能掌握准确的掌握馆藏档案数量,更能掌握档案类别和实时位置信息,实现手工顺架方式几乎不可能完成的任务。
    借助智能档案管理系统,通过对档案架及粘贴有RFID标签的档案资料的扫描,可以对档案进行架位信息采集、档案地址信息的采集,帮助顺架、查找和统计特定的档案资料等。档案架的架位信息与档案馆仓库架位分布图融合后,可以建立出详细的档案架分布地址数据模型图,为日常档案管理提供快捷的人机界面。
    智能档案管理系统的应用是RFID多项技术的综合应用,应用智能档案架为查阅档案管理者提供方便,也为提高档案管理效率、减少档案馆管理成本提供了更加高效的途径。
    智能档案架的出现将RFID技术在档案馆中的应用价值发挥到了最大,实现了真正意义上的“数字化档案馆”。

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